01Tko je tko
Za podatke koje vaša organizacija unosi u Uslugu, vaša organizacija je voditelj obrade. Karlix IT je izvršitelj obrade: te podatke obrađuje samo po vašim uputama i u skladu s ugovorom o korištenju Usluge.
Osobe čiji se podaci nalaze u zapisima (vaši zaposlenici, kupci, dobavljači i drugi) u ovoj se politici nazivaju „ispitanici“. S njima nemamo izravan odnos. Vaša je obveza obavijestiti ih o obradi i, gdje je potrebno, osigurati pravnu osnovu za nju.
02Na što se politika odnosi
Politika se odnosi na Uslugu dostupnu na qms.karlix.eu i na podatke koje primamo u vezi s njom: kroz aplikaciju, integracije s vašim sustavima, e-poštu i podršku.
03Koje podatke obrađujemo i zašto
Usluga obrađuje dvije vrste osobnih podataka.
Podaci u zapisima
Sve što vaši korisnici upišu u reklamacije, nesukladnosti, radnje, audite, rizike, obuke i umjeravanja, ili što stigne iz vašeg ERP-a putem integracija. Može uključivati imena i kontakt podatke zaposlenika, kupaca i dobavljača, opise događaja i priloge.
Podaci o korisnicima Usluge
Ime, poslovna e-pošta, radno mjesto, organizacijska jedinica i uloga osoba koje rade u sustavu, te zapis o njihovim prijavama i izmjenama.
Podatke u zapisima obrađujemo isključivo radi pružanja Usluge vama. Podatke o korisnicima koristimo za prijavu i ovlasti, obavijesti o rokovima, podršku, održavanje poslovnog odnosa i obračun. Obje vrste podataka mogu se koristiti još i za:
- Održavanje i nadogradnje. Tehničko osoblje povremeno pristupa podacima radi praćenja rada sustava, testiranja i uvođenja novih verzija. Privremene kopije čuvaju se samo dok su za to potrebne.
- Otklanjanje grešaka. Ispravci, zakrpe i sigurnosna ažuriranja.
- Zakonske obveze. Kad nam propis ili zakonit zahtjev nadležnog tijela nalaže da podatke dostavimo.
04Prava ispitanika
Prema Općoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR), ispitanik ima pravo na pristup svojim podacima, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost i prigovor.
Za podatke u zapisima zahtjev se podnosi vama kao voditelju obrade. Ako vam za odgovor treba naša pomoć, pišite na dpo@karlix.eu. Odgovaramo u roku od 30 dana od primitka.
Korisnici Usluge svoje osnovne podatke mogu sami pregledati i ispraviti u aplikaciji. Gdje zapis mora ostati sačuvan, a osobni podaci u njemu više ne smiju, sustav ih anonimizira umjesto da briše cijeli zapis.
Podatke ne prodajemo, ne iznajmljujemo i ne dijelimo s trećima u marketinške svrhe.
05Sigurnost
Poduzimamo tehničke i organizacijske mjere protiv gubitka, zlouporabe i neovlaštenog pristupa, izmjene ili otkrivanja podataka:
- Kriptirane veze. Sav promet između vas i Usluge ide preko šifrirane veze (HTTPS).
- Ovlasti po ulogama. Korisnik vidi samo ono što njegova uloga i organizacijska jedinica dopuštaju. Svaka izmjena zapisa ostaje u tragu promjena.
- Povjerljivost osoblja. Osobe s pristupom podacima obvezane su na povjerljivost, a pristup im se ukida kad im više ne treba.
Ako utvrdimo da je podacima pristupila neovlaštena osoba, bez odgode obavještavamo vašu kontakt osobu i surađujemo s vama u daljnjem postupku.
06Koliko dugo čuvamo podatke
Podatke čuvamo koliko traje ugovor o korištenju Usluge, a dulje samo kad to traži zakon ili rješavanje spora. Rokove čuvanja pojedinih vrsta zapisa postavljate sami u sustavu. Po prestanku ugovora podatke vam vraćamo ili brišemo u roku od 30 dana, ako ugovorom nije drukčije određeno.
07Treće strane i lokacija podataka
Osobne podatke otkrivamo trećima samo po vašoj uputi ili kad to nalaže zakon, npr. na zakonit zahtjev suda ili drugog nadležnog tijela.
Karlix IT ima sjedište u Hrvatskoj. Podaci Usluge pohranjeni su u Europskoj uniji. Za rad Usluge koristimo ove podizvršitelje:
- SETCOR d.o.o. (MyDataKnox), Čabdin 73, 10450 Jastrebarsko, OIB 69149293370. Smještaj Usluge i pohrana podataka.
- Google Ireland Limited (Google Workspace), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irska. Poslovna e-pošta.
08Upiti i pritužbe
S pitanjima o ovoj politici ili o tome kako postupamo s osobnim podacima obratite nam se najprije izravno:
KARLIX IT, obrt za računalne usluge, vl. Danijel Cuzel
Luka 56, 10340 Vrbovec, Hrvatska
OIB: 21630685307 · MB obrta: 99390671
E-pošta: dpo@karlix.eu
Ispitanik ima pravo podnijeti pritužbu i nadzornom tijelu, u Hrvatskoj Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP).
09Izmjene politike
Politiku možemo izmijeniti. Važeća verzija uvijek je na ovoj stranici, s datumom posljednje izmjene. O bitnim izmjenama administratore vaše organizacije obavještavamo e-poštom.